Po otrzymaniu zlecenia drogą mailową, Partner ma obowiązek w ciągu 7 dni podjąć i zakończyć działania związane z utylizacją rzeczy przechowywanych w Boksie. Proces utylizacji przebiega w kilku krokach, zgodnie z poniższymi wytycznymi.
Partner powinien wyznaczyć dwie osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie protokołu otwarcia Boksu oraz dokumentacji utylizacji, a następnie przesłać ich dane do Rentabox24. Wyznaczone osoby mogą pochodzić zarówno z jego firmy, jak i mogą być to osoby spoza organizacji. Partner ma pełną swobodę w wyborze tych osób. W celu formalizacji tego procesu, Rentabox24 przygotowuje upoważnienie (zgodne ze wzorem nr 1), które następnie przekazuje Partnerowi..
Po otrzymaniu upoważnienia od Rentabox24, należy dokonać protokolarnego otwarcia Boksu w obecności wyznaczonych osób. Otwarcie Boksu musi odbyć się zgodnie z procedurą, w obecności dwóch osób, które sporządzają protokół otwarcia. Protokół powinien zawierać dokładny opis stanu Boksu oraz szczegóły dotyczące przechowywanych przedmiotów. Jeśli w Boksie znajdują się kartony lub inne zamknięte pojemniki np. walizki, należy je otworzyć i szczegółowo opisać znajdujące się w nich przedmioty oraz udokumentować je za pomocą zdjęć lub filmów.
Po otwarciu Boksu, Partner zobowiązany jest do sporządzenia dokumentacji zdjęciowej ujawnionych przedmiotów oraz ich szczegółowego opisu. Jeśli ilość ujawnionych przedmiotów jest duża, Partner może wykonać dokumentację filmową. Dokumentacja powinna być szczegółowa, aby możliwe było dokładne zidentyfikowanie przechowywanych rzeczy. Protokół i zdjęcia czy film należy wysłać mailowo do Rentabox24 w formie pliku.
Po sporządzeniu dokumentacji, Partner ma dwie opcje dotyczące dalszego postępowania z przedmiotami znajdującymi się w Boksie:
W przypadku, gdy w Boksie zostaną ujawnione dokumenty zawierające dane wrażliwe, takie jak dane osobowe, dokumentacja musi zostać zniszczona w sposób, który zapewnia ich pełną ochronę. W takim przypadku Partner ma obowiązek przekazać te dokumenty do specjalistycznej firmy zajmującej się ich utylizacją. Koszty tego procesu również ponosi Partner.
Po zakończeniu procesu utylizacji lub rozporządzenia ujawnionymi przedmiotami, Partner ma obowiązek przygotować Boks do dalszej sprzedaży. Oznacza to, że Boks musi zostać opróżniony ze wszystkich rzeczy oraz dokładnie posprzątany, tak aby Boks był w stanie umożliwiającym jego dalsze użytkowanie.
DZIEŃ 1 – Otrzymanie zlecenia: Partner otrzymuje mailowe zlecenie do dokonania utylizacji Boksu.
DZIEŃ 2 – Wyznaczenie dwóch osób: Partner wskazuje dwie osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie procesu. Może to być on sam oraz pracownik jego firmy, lub osoby spoza firmy. Następnie przesyła dane do Rentabox24 w celu uzyskania potrzebnego upoważnienia.
DZIEŃ 3 – Protokolarne otwarcie Boksu: Po otrzymaniu upoważnienia, wyznaczone osoby otwierają Boks i sporządzają protokół otwarcia oraz dokumentację zdjęciową lub filmową. Jeśli w Boksie znajdują się kartony, Partner otwiera je i szczegółowo opisuje zawartość, a w razie potrzeby wykonuje zdjęcia.
DZIEŃ 4 – Przesyłanie dokumentacji: Dokumentacja protokołu, zdjęcia lub film oraz opis przedmiotów zostają wysłane do Rentabox24.
DZIEŃ 5 – Decyzja o utylizacji: Partner wybiera sposób utylizacji: przekazanie przedmiotów firmie zajmującej się profesjonalną utylizacją lub zarządzanie przedmiotami według własnego uznania.
DZIEŃ 6 – Utylizacja dokumentów wrażliwych: Jeśli w Boksie znajdą się dokumenty z danymi wrażliwymi, Partner przekazuje je do firmy zajmującej się ich bezpieczną utylizacją.
DZIEŃ 7 – Przygotowanie Boksu do dalszej sprzedaży: Partner musi opróżnić Boks ze wszystkich przedmiotów, posprzątać go i usunąć wszelkie zabrudzenia, aby był pusty i w pełni gotowy do ponownego wynajmu.
Partner ponosi wszystkie koszty związane z procesem utylizacji, w tym koszty zlecenia profesjonalnej firmy zajmującej się utylizacją przedmiotów. Rentabox24 zaleca, aby Partner wybierał najtańsze rozwiązania, ale pozostawia pełną swobodę wyboru sposobu utylizacji.